Орган з сертифікації систем управління ДП «Херсонстандартметрологія»
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНЯ СЕРТИФІКАЦІЙНОГО АУДИТУ
І ПОДАННЯ ТА РОЗГЛЯД ЗАЯВКИ НА СЕРТИФІКАЦІЮ
Заявник, який претендує на сертифікацію системи управління якістю подає до органу з сертифікації систем управління ДП «Херсонстандартметрологія» (далі ОС СУ) заявку. Разом з заявкою надається:
- опитувальна анкета для проведення першого етапу аудиту заявника;
- перелік вихідних матеріалів, які має подати заявник до ОС СУ для проведення першого етапу аудиту.
Не пізніше одного місяця після подання заявки, ОС СУ приймає рішення прийняти або відхилити заявку. Результат аналізування заявки ОС СУ документально оформлюється і доводяться до замовника.
II ПЕРШИЙ ЕТАП АУДИТУ
Цілями першого етапу аудиту є:
- перевірити задокументовану інформацію системи управління якістю замовника;
- оцінити конкретний стан ділянки замовника та провести співбесіди з персоналом замовника з метою визначення готовності до другого етапу аудиту;
- проаналізувати стан клієнта та його розуміння щодо вимог стандарту на систему управління, зокрема стосовно визначення ключових характеристик або суттєвих аспектів, процесів, цілей і функціювання системи управління;
- зібрати необхідну інформацію щодо сфери системи управління, включаючи:ділянки(нок) замовника; процеси та обладнання; встановлені рівні контролю (зокрема у випадках з замовниками розгалуженою структурою); застосовні законодавчі та регуляторні вимоги;
- проаналізувати розподіл ресурсів для проведення аудиту другого етапу і погодити з замовником деталі аудиту другого етапу;
- забезпечити конкретизацію планування аудиту другого етапу завдяки досягненню достатнього розуміння системи управління замовника та діяльності його дільниць в контексті стандарту на систему управління або інших нормативних документів;
- оцінити, чи планують і провадять внутрішні аудити і аналізування з боку керівництва, і чи ступень запровадження системи управління підтверджує готовність замовника для аудиту другого етапу.
За результатами першого етапу група з аудиту ОС СУ складається письмовий висновок щодо доцільності (недоцільності) проведення другого етапу аудиту.
При визначенні інтервалів між аудитами першого і другого етапів, до уваги приймається потреби замовника усунути виявлені невідповідності, що були виявлені протягом аудиту першого етапу та надати план коригувальних дій до ОС СУ.
ІІ ДРУГИЙ ЕТАП АУДИТУ
Мета аудиту другого етапу - оцінити запровадження, зокрема результативність, системи управління . Аудит другого етапу проводиться на місці(ях) розташування замовника. Другий етап аудиту охоплює наступне:
- інформацію та докази відповідності всім вимогам стандарту на систему управління або інших нормативних документів;
- провадження моніторингу, вимірювання, звітування і аналізування щодо ключових цілей і завдань (узгоджених з очікуваннями стандарту на систему управління на систему управління якістю або іншому нормативному документі);
- дотримання системою управління якістю замовника і його діяльністю застосовних законодавчих, регуляторних та договірних вимог;
- оперативне керування процесами замовником;
- провадження внутрішніх аудитів і аналізування з боку керівництва;
- відповідальність керівництва замовника за власні політики.
ІІІ АНАЛІЗУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ, ОТРИМАНОЇ ПІД ЧАС ПРОВЕДЕННЯ АУДИТУ І ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ ЩОДО СЕРТИФІКАЦІЇ
Група з аудиту аналізує всю інформацію і докази аудиту, зібрані протягом аудитів першого і другого етапів, щоб проаналізувати дані аудиту і узгодити висновки аудиту. ОС СУ надає замовнику письмовий звіт щодо аудиту.
Керівник групи з аудиту повідомляє замовнику аудиту про необхідність надання документованих доказів коригування і коригувальних дій та необхідність проведення додаткового повного або обмеженого аудиту (з відвідуванням або без відвідування місць розташування об’єкта аудита).
Якщо в строк до одного місяця (за час підготовки звіту про аудит) замовник аудиту спроможний виконати коригування та коригувальні дії і надати відповідні докази, а група з аудиту впевниться в їх результативності, то це відображають в звіті і пропонують ОС СУ видати сертифікат на систему управління.
Якщо замовнику аудиту необхідно більше одного місяця для виконання коригувань і коригувальних дій, він подає до ОС СУ заявку для проведення повторного оцінювання, після усунення всіх виявлених невідповідностей.
У разі негативного висновку щодо проведення сертифікації. Сертифікація замовника здійснюється повторно в обсязі усіх робіт та етапів, за повною схемою.
ІV ІНФОРМУВАННЯ ПРО РЕЗУЛЬТАТИ СЕРТИФІКАЦІЇ
ОС СУ ухвалює рішення щодо сертифікації на підставі оцінки даних аудиту і висновків в звіті та будь-якої іншої доречної інформації.
Рішення щодо сертифікації систем управління виноситься на розгляд ОС СУ на підставі результатів оцінювання систем управління об’єкта аудиту. Рішення щодо сертифікації оформляється у вигляді обґрунтованого висновку про можливість видачі сертифіката, який затверджує керівник ОС СУ.
У разі позитивного висновку щодо проведення сертифікації систем управління , керівник групи з аудиту складає рішення щодо сертифікації систем управління та проект ліцензійної угоди на право використання сертифіката. Термін дії сертифіката встановлюється ліцензійною угодою, що визначає ОС СУ, але він не може перевищувати термін 3 років.
V ПІДТРИМУВАННЯ СЕРТИФІКАЦІ
1 ДІЯЛЬНІСТЬ ЩОДО НАГЛЯДАННЯ
Протягом терміну дії сертифікату на системи управління ОС СУ здійснює наглядові аудити за сертифікованою системою управління замовника. Наглядові аудити проводяться ОС СУ в терміни, встановлені планом проведення наглядових аудитів для перевіряння того, що об'єкти аудиту, систему управління яких було сертифіковано, продовжують відповідати вимогам сертифікації. Наглядання за сертифікованою СУ завершується із закінченням терміну дії сертифікату відповідності або в результаті анулювання сертифікату.
Наглядові аудити необхідно проводити щонайменше один раз на рік, за винятком років, коли проводиться повторна сертифікація. Дата першого наглядового аудиту, наступного після первинної сертифікації, не повинна бути пізніше, ніж через 12 місяців від дати прийняття рішення щодо сертифікації.
2 ПОВТОРНА СЕРТИФІКАЦІЯ
Повторний сертифікаційний аудит планується і проводиться для того, щоб оцінити постійне виконання всіх вимог нормативних документів. Метою такого аудиту є підтвердження постійної відповідності і результативності системи управління в цілому, доречність і застосовність до сфери сертифікації.
Проведення повторного оцінювання проводиться так само як і сертифікація системи управління. Порядок проведення повторного сертифікаційного аудиту системи управління об'єкту аудиту визначає ОС СУ в кожному конкретному випадку з урахуванням результатів наглядання за сертифікованою системою управління і наявності скарг та апеляцій до діяльності об'єкта аудиту.
При повторному сертифікаційному аудиті програмою аудиту враховується дієвість системи управління замовника протягом періоду сертифікації, і включає перевірку висновків попередніх наглядових аудитів.
Повторний сертифікаційний аудит включає аудит на місці, який розглядає наступне:
- результативність системи управління в цілому з урахуванням внутрішніх і зовнішніх змін, а також її постійної відповідності і застосовності до сфери сертифікації;
- доведеного виконання зобов'язання щодо підтримування результативності і поліпшенню системи управління для того, щоб підвищити результативність діяльності;
- чи сприяє функціонування сертифікованої системи управління досягненню політики і цілей замовника.
Якщо при повторному сертифікаційному аудиті виявлено невідповідность або відсутність доказів відповідності, ОС СУ визначає термін коригування і коригувальних дій, які повинні бути впроваджені до закінчення терміну дії сертифікації.
Базуючись на результатах аудиту повторної сертифікації і на результатах перевірки системи протягом дії сертифікації, скарг, апеляцій, отриманих від користувачів сертифікації,
ОС СУ приймає рішення щодо відновлення дії сертифікації.
ОС СУ розглядає будь-яку заявку на розширення сфери вже наданої сертифікації і встановлює процедуру оцінювання, яка необхідна, щоб вирішити, чи може надаватися розширення або ні, і діє відповідно. Процедура оцінювання може проводитися в поєднанні з наглядовим аудитом.
У випадку, коли ОС СУ необхідно провести аудит сертифікованих замовників, щоб розглянути скарги на сертифіковану системи управління, у відповідь на зміни, які були внесені до системи управління замовником або, коли необхідно прийняти рішення щодо замовників, сертифікацію яких тимчасово зупинено, ОС СУ готує програму перевірки і повідомляє сертифікованих замовників про умови, згідно з якими такі аудити проводяться. Програму таких аудитів ОС СУ надає замовнику заздалегідь.
4 ПРИЗУПИНЕННЯ , СКАСУВАННЯ АБО СКОРОЧЕННЯ СФЕРИ СЕРТИФІКАЦІЇ
ОС СУ має право тимчасово зупинити дію сертифікатів у випадках, коли, наприклад:
- сертифікована система управління замовника постійно або значною мірою не відповідає вимогам сертифікації, включаючи вимоги щодо результативності системи управління;
- сертифікований замовник не дозволяє проводити наглядові аудити або повторні сертифікаційні аудити з періодичністю, що вимагається;
- сертифікований замовник добровільно запросив тимчасове призупинення.
ОС СУ може скоротити галузь сертифікації замовника, щоб виключити ті частини, які не відповідають вимогам стандарту, що використовують для сертифікації . Будь-яке таке скорочення здійснюється згідно з вимогами цього стандарту. ОС СУ укладає угоди, що мають юридичну силу, з сертифікованим замовником стосовно умов скасування, забезпечивши, що після оповіщення про скасування сертифікації замовник припиняє використовування всього надрукованого рекламного матеріалу, який містить будь-яке посилання на сертифікований статус.
ВИМОГИ ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ
СЕРТИФІКАТУ НА СИСТЕМУ УПРАВЛІННЯ
1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Сертифікований замовник згідно укладеної ліцензійної угоди може робити посилання на сертифікат на систему управління для зазначення сертифікації своєї системи управління у рекламних матеріалах, каталогах, тощо лише на підставі ліцензійної угоди між органом з сертифікації систем управління ДП «Херсонстандартметрологія» та замовником. Це посилання не слід використовувати для нанесення на продукцію, застосовувати до протоколів лабораторних випробувань, калібрувань або інспекційних звітів або таким чином, щоб його можна було сприймати як позначення відповідності продукції чи послуги.
Орган з сертифікації систем управління ДП «Херсонстандартметрологія» контролює дотримання правил використання сертифіката на систему управління і вживає відповідних дій у випадках хибних посилань на сертифікацію, неналежного, зокрема такого, що вводить в оману, використання сертифіката на систему управління .
Примітка. Дії можуть охоплювати інформування сертифікованого замовника про необхідність виконання коригувань і коригувальних дій, розірвання ліцензійної угоди, призупинення сертифіката, скасування сертифіката, оприлюднення фактів порушень і за потреби інші дії згідно з чинним законодавством.
2 НЕНАЛЕЖНЕ ВИКОРИСТАННЯ СЕРТИФІКАТА НА СИСТЕМУ УПРАВЛІННЯ
Сертифікований замовник не має права використовувати сертифікат на систему управління у разі:
- закінчення терміну дії, призупинення дії або скасування сертифіката на систему управління ;
- змінення замовником сертифікованої системи управління, без погодження з органом з сертифікації систем управління ДП «Херсонстандартметрологія», та яке може негативно вплинути на її відповідність чинним вимогам;
- внесення органом з сертифікації систем управління
ДП «Херсонстандартметрологія»певних змін до вимог сертифікації, які замовник не зміг впровадити; - виникнення інших обставин, які негативно впливають на функціонування системи управління замовника.
У разі надання консультативно-методичної допомоги, щодо розробки та запровадження систем менеджменту персоналом
ДП «Херсонстандартметрологія», просимо повідомити за телефоном
(0552) 42-98-09, або звернутися за адресою: Україна, місто Херсон, вулиця Смольна, 134-а, каб. 204.
Порядок розглядання скарг (звернень) та апеляцій (ред.2 від 03.12.2019 р)
